Phần mềm Quản lý Kiểm toán Tự động là gì?
Phần mềm Quản lý Kiểm toán Tự động giúp tăng tốc quá trình chuẩn bị cho kiểm toán nội bộ, bao gồm lịch trình, các bước để thực hiện kiểm toán và báo cáo cần thiết về kết quả kiểm toán nội bộ. Sử dụng phần mềm tự động đảm bảo độ chính xác và nhất quán.
Việc ước lượng và quản lý ngân sách kiểm toán nội bộ có thể gặp nhiều khó khăn. Trưởng Kiểm toán nội bộ (CAEs) nên tìm cơ hội sử dụng phần mềm giúp cải thiện tốc độ kiểm toán nội bộ, tức là phần mềm và/hoặc kỹ thuật hỗ trợ các thủ tục mà kiểm toán nội bộ sẽ thực hiện. Việc sử dụng một phần mềm tự động có thể tăng cường hiệu suất và hiệu quả của quá trình kiểm toán.
Trưởng Kiểm toán nội bộ có thể sử dụng một công cụ phần mềm quản lý kiểm toán tự động để thực hiện kiểm toán nội bộ trong thời gian ngắn hơn hoặc thực hiện các thủ tục kiểm toán chi tiết hơn trong cùng một khoảng thời gian. Nhiều phần mềm quản lý kiểm toán tự động đòi hỏi một khoản đầu tư lớn, vì vậy nên cân nhắc kỹ về chi phí/lợi ích của bất kỳ giải pháp nào trước khi đầu tư vào một phần mềm.
Quản lý giấy tờ điện tử có thể rất hữu ích khi các nhóm kiểm toán nội bộ đang làm việc trên cùng một chương trình kiểm toán nội bộ chứa nhiều đánh giá và tác vụ sử dụng dữ liệu chung. Các giải pháp tự động cung cấp quản lý tập trung và lưu giữ giấy tờ điện tử, quy trình kiểm toán, theo dõi phiên bản và sắp xếp lịch thực hiện kiểm toán.
Có rất nhiều nhà cung cấp trên thị trường. Quan trọng là xem xét chức năng của từng công cụ. Ví dụ, liệu công cụ đó có thể hỗ trợ đồng thời nhiều cuộc kiểm toán không? Trước khi triển khai bất kỳ công cụ nào, cần xác định nhiệm vụ của kiểm toán. Tuy nhiên, có lẽ quan trọng hơn là tính năng tích hợp. Liệu nó có chứa các đề xuất về thủ tục kiểm toán hoặc hoạt động kiểm soát không? Trưởng Kiểm toán nội bộ chắc chắn sẽ cần điều chỉnh cơ sở dữ liệu trong công cụ, nhưng nó có thể mang lại một bước khởi đầu đáng kể.
Lợi ích của Phần mềm Quản lý Kiểm toán Tự động là gì?
Việc làm việc tích hợp cho các đội ngũ kiểm toán nội bộ lớn được hỗ trợ bởi các công cụ phần mềm quản lý kiểm toán tự động. Khả năng lập kế hoạch phân bổ nguồn lực cho các nhiệm vụ kiểm toán nội bộ, giúp kiểm toán viên dành đủ thời gian cần thiết cho đào tạo và phát triển chuyên môn, và đảm bảo tối đa hóa hiệu quả từ các nguồn lực được áp dụng đều là những lợi ích của việc sử dụng công cụ tự động. Các quy trình tự động đảm bảo rằng các hoạt động liên quan đến tiến độ và hoàn thành kiểm toán nội bộ được thực hiện đúng thời điểm cần thiết, với các lời nhắc tự động thúc đẩy việc thực hiện kiểm toán nội bộ.
Việc tạo mẫu kiểm toán dễ dàng cải thiện hiệu suất kiểm toán nội bộ bằng cách cho phép người dùng tạo mẫu kiểm toán nội bộ để sử dụng lại trong nhiều cuộc kiểm toán nội bộ khác nhau. Quy trình tạo mẫu cho phép lưu trữ các loại danh sách kiểm toán khác nhau với các câu hỏi được tải sẵn. Điều này giúp tăng tốc quá trình chuẩn bị cần thiết để tiến hành kiểm toán nội bộ. Người dùng có thể thêm câu hỏi tuỳ theo nhu cầu một cách linh hoạt.
Kiểm toán nội bộ diễn ra tại nơi làm việc của người được kiểm toán, trên sàn xưởng, trong kho, và khắp tổ chức, thậm chí ở các lãnh thổ khác nhau. Khả năng linh hoạt của các công cụ quản lý phần mềm kiểm toán nội bộ tự động có nghĩa là các Kiểm toán viên có thể ghi lại kết quả cuộc họp và dữ liệu thực tế công việc một cách tiết kiệm chi phí hơn khi họ thực hiện kiểm toán nội bộ.
Việc ghi thông tin càng gần điểm thu thập sẽ cải thiện chất lượng bằng chứng kiểm toán thu được. Khả năng linh hoạt của công cụ cho phép kiểm toán viên nhập bằng chứng của mỗi cuộc kiểm toán nội bộ vào thiết bị của họ ngay lập tức, bất kể họ đang ở đâu, với sự giám sát của Trưởng kiểm toán nội bộ tại văn phòng kiểm toán nội bộ. Kiểm toán nội bộ di động cũng giúp giảm thiểu công việc giấy tờ liên quan.
Khả năng tích hợp hệ thống quản lý kiểm toán nội bộ với các hệ thống tổ chức khác như rủi ro, chất lượng và tuân thủ giúp đạt được tầm nhìn và kiểm soát tốt hơn đối với các quy trình. Kết quả từ kiểm toán nội bộ có thể được tải trực tiếp vào hệ thống phần mềm của tuyến phòng thủ một và hai để thực hiện các biện pháp khác phục và theo dõi các dự án để quản lý thay đổi trong các quy trình hoặc sản phẩm, và đối với các sự kiện đào tạo để đảm bảo nhân viên được đào tạo. Tích hợp này cung cấp khách hàng sử dụng với một tầm nhìn rõ ràng từ kiểm toán đến tất cả các quy trình.
Stephen Coates - stephen.coates@egp.vn
Stephen Coates là một chuyên gia tư vấn độc lập cung cấp cái nhìn rõ ràng và thực tế về các vấn đề ảnh hưởng đến các chuyên gia quản trị, rủi ro, tuân thủ, và kiểm toán nội bộ.
Link gốc bài viết (tiếng Anh): https://egp.vn/news/real-clear-insight---benefits-of-automated-audit-management-software