Mối quan hệ giữa Kiểm toán nội bộ (KTNB) và Hội đồng Quản trị (HĐQT) hoặc Ủy ban Kiểm toán (UBKT) đóng vai trò chiến lược trong việc thúc đẩy hiệu quả quản trị doanh nghiệp. KTNB không chỉ mang đến sự đảm bảo về hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, quản trị rủi ro và tuân thủ, mà còn hỗ trợ HĐQT trong việc phát hiện cơ hội cải tiến và giải quyết các thách thức chiến lược. Theo Chuẩn mực Kiểm toán Nội bộ Quốc tế (GIAS), sự phối hợp chặt chẽ, minh bạch và liên tục giữa KTNB và HĐQT là nền tảng để đạt được mục tiêu quản trị hiệu quả và củng cố niềm tin trong tổ chức.
Điều lệ hoặc Quy chế KTNB là văn bản quan trọng xác định rõ vai trò, thẩm quyền và trách nhiệm của KTNB. Tài liệu này không chỉ bảo đảm sự tuân thủ với GIAS mà còn là cơ sở pháp lý để phối hợp hiệu quả với HĐQT và các bên liên quan. Việc này giúp KTNB đảm bảo độc lập, duy trì quyền hạn và thực thi trách nhiệm một cách đầy đủ nhằm tối ưu hóa hệ thống kiểm soát nội bộ và quản trị rủi ro.
Theo GIAS, cơ chế báo cáo hai chiều—vừa trực tiếp với HĐQT vừa với Ban Điều hành—là yếu tố thiết yếu để duy trì tính độc lập và khách quan của KTNB. Điều này giúp KTNB cung cấp các đánh giá minh bạch, khách quan và kịp thời về hệ thống kiểm soát nội bộ, đồng thời tránh được sự can thiệp không đáng có từ các cấp điều hành.
Ngoài ra, để nâng cao hiệu quả và uy tín, Trưởng KTNB cần xây dựng và duy trì chương trình đảm bảo và cải tiến chất lượng, bao gồm cả đánh giá nội bộ và đánh giá độc lập. Theo Chuẩn mực GIAS, chương trình này không chỉ đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn nghề nghiệp mà còn thúc đẩy sự cải tiến liên tục, mang lại giá trị cao hơn cho HĐQT và các bên liên quan.
Chúng ta cũng không thể không nhắc đến tầm quan trọng của việc thiết lập một cơ chế báo cáo hiệu quả của KTNB đến HĐQT. Báo cáo là cầu nối quan trọng giúp KTNB hỗ trợ HĐQT thực hiện trách nhiệm giám sát và ra quyết định chiến lược. Do đó, KTNB cần xây dựng quy trình báo cáo rõ ràng, phù hợp với Điều lệ/ Quy chế KTNB và nhu cầu thông tin của HĐQT. Tần suất báo cáo thường là định kỳ (thường hàng quý) nhưng cũng phải linh hoạt để đáp ứng những tình huống đặc biệt. Đối với các vấn đề nghiêm trọng hoặc nhạy cảm, KTNB cần chủ động thông tin ngay lập tức để HĐQT có thể xử lý kịp thời.
Đối với báo cáo hàng quý, KTNB cần tập trung trình bày những thông tin quan trọng giúp HĐQT theo dõi và đánh giá hiệu quả quản trị rủi ro và kiểm soát nội bộ. Nội dung báo cáo hàng quý nên bao gồm:
Cập nhật về các cuộc kiểm toán đã thực hiện, những cuộc kiểm toán đang tiến hành, và bất kỳ sự thay đổi nào trong kế hoạch kiểm toán do yếu tố phát sinh.
Tóm tắt các phát hiện đáng chú ý từ các cuộc kiểm toán, bao gồm rủi ro phát sinh và các khuyến nghị cải thiện.
Báo cáo việc sử dụng nguồn lực và ngân sách, đảm bảo sự minh bạch và tối ưu hóa.
Đề cập đến các rủi ro mới có thể ảnh hưởng đến mục tiêu chiến lược của tổ chức, đặc biệt là những rủi ro liên quan đến thay đổi trong môi trường kinh doanh hoặc pháp luật..
Đối với báo cáo hàng năm, báo cáo này đóng vai trò then chốt trong việc cung cấp cái nhìn toàn diện về hiệu quả hoạt động và hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức. Nội dung Báo cáo hoạt động KTNB năm được khuyến nghị nên bao gồm những nội dung sau:
Báo cáo nên bắt đầu với một cái nhìn tổng quan về các hoạt động KTNB đã thực hiện trong năm qua, bao gồm kế hoạch kiểm toán, thực hiện KTNB so với kế hoạch KTNB được duyệt. Nếu có những điều chỉnh trong kế hoạch kiểm toán năm, cần nêu rõ lý do.
Đánh giá tổng quan về hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc ngăn ngừa, phát hiện và xử lý rủi ro. Đồng thời, báo cáo cũng cần phân tích cách thức tổ chức nhận diện và quản trị các rủi ro chính, nhấn mạnh những cải tiến hoặc thay đổi đã thực hiện trong năm
Tóm tắt các phát hiện quan trọng từ các cuộc kiểm toán đã thực hiện, nhấn mạnh những vấn đề rủi ro tiềm ẩn hoặc những sai sót nghiêm trọng. Mỗi phát hiện nên đi kèm với các khuyến nghị cụ thể nhằm khắc phục vấn đề, bao gồm thời gian thực hiện dự kiến và bộ phận chịu trách nhiệm.
Trình bày tình hình thực hiện các khuyến nghị từ các cuộc kiểm toán, bao gồm tỷ lệ hoàn thành, những khuyến nghị còn tồn đọng và lý do chưa hoàn thành.
Cung cấp cái nhìn chi tiết về hiệu suất của bộ phận KTNB thông qua các chỉ số như số lượng cuộc kiểm toán, chất lượng báo cáo, và mức độ hài lòng của các bên liên quan
Trong quá trình hoạt động, KTNB thường phải đối mặt với các vấn đề nhạy cảm như phát hiện gian lận, sai sót trong chiến lược hoặc quản lý. Việc trình bày những vấn đề này đòi hỏi sự khéo léo để đảm bảo tính bảo mật và duy trì lòng tin với HĐQT.
Trước khi trình bày, KTNB cần thu thập đầy đủ bằng chứng và phân tích chi tiết về vấn đề, giúp đảm bảo rằng thông tin được cung cấp là chính xác và đáng tin cậy.
Các vấn đề nhạy cảm nên được thảo luận trong các phiên họp kín hoặc gặp gỡ riêng với HĐQT để đảm bảo tính bảo mật và tránh lan truyền thông tin không cần thiết.
Khi trình bày, KTNB nên tập trung vào sự kiện và dữ liệu cụ thể, tránh suy đoán hoặc đưa ra kết luận chủ quan, giúp HĐQT hiểu rõ bản chất của vấn đề và đưa ra quyết định phù hợp.
Ngoài việc nêu ra vấn đề, KTNB nên cung cấp các khuyến nghị hoặc giải pháp khả thi để khắc phục tình hình, giúp HĐQT có cơ sở để hành động kịp thời.
Việc xử lý các vấn đề nhạy cảm đòi hỏi KTNB phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc bảo mật thông tin. Chỉ những người có thẩm quyền mới được tiếp cận thông tin này, và việc chia sẻ phải được kiểm soát chặt chẽ. Bằng cách duy trì tính bảo mật và cung cấp thông tin chính xác, KTNB sẽ xây dựng và củng cố lòng tin với HĐQT, tạo nền tảng cho mối quan hệ hợp tác hiệu quả trong quản trị doanh nghiệp.
Thời gian họp với HĐQT nên được dành để thảo luận các vấn đề trọng yếu, thay vì chỉ trình bày lại nội dung văn bản. Cách tiếp cận này không chỉ tối ưu hóa hiệu quả giao tiếp mà còn củng cố vai trò của KTNB như một đối tác chiến lược trong việc thúc đẩy quản trị và kiểm soát nội bộ của tổ chức.
Ngoài ra, KTNB đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao nhận thức và hiểu biết của HĐQT về các thay đổi trong quy định pháp luật, rủi ro ngành và thông lệ tốt. Việc cập nhật kịp thời những thông tin này giúp HĐQT đưa ra quyết định chiến lược phù hợp và đảm bảo tuân thủ các quy định hiện hành.
KTNB nên thường xuyên theo dõi và phân tích các thay đổi trong môi trường pháp lý, xu hướng rủi ro trong ngành và các thông lệ quản trị tiên tiến. Việc này bao gồm việc tham gia các hội thảo chuyên ngành, đọc các báo cáo nghiên cứu và duy trì mối quan hệ với các chuyên gia trong lĩnh vực liên quan. Sau đó, KTNB cần tổng hợp và trình bày những thông tin quan trọng này cho HĐQT, giúp họ nắm bắt kịp thời và điều chỉnh chiến lược quản trị phù hợp.
Ngoài việc cung cấp thông tin, KTNB có thể chia sẽ ngắn theo chuyên đề cho HĐQT tại các kỳ họp HĐQT quý về các chủ đề quan trọng như quản trị rủi ro, tuân thủ pháp luật mới và các thông lệ quản trị tốt. Việc này không chỉ nâng cao kiến thức mà còn tạo cơ hội để HĐQT thảo luận và chia sẻ kinh nghiệm, từ đó tăng cường hiệu quả quản trị. Bên cạnh đó, KTNB nên cung cấp các tài liệu hữu ích như báo cáo phân tích, hướng dẫn thực hành tốt và các bài viết chuyên sâu để HĐQT có thể tham khảo và áp dụng trong công việc.
Bên cạnh đó, KTNB đảm bảo rằng các tài liệu và nội dung cuộc họp của HĐQT được chuẩn bị đầy đủ, chính xác và kịp thời, bao gồm việc rà soát và xác minh tính chính xác của các báo cáo tài chính, thông tin về rủi ro và các vấn đề quan trọng khác được trình bày trong cuộc họp HĐQT. Bằng cách đảm bảo chất lượng và tính toàn vẹn của thông tin, KTNB giúp HĐQT đưa ra các quyết định sáng suốt và hiệu quả.
Như chúng ta đã phân tích, trong bối cảnh vai trò của KTNB ngày càng quan trọng trong việc hỗ trợ HĐQT giám sát và định hướng chiến lược, việc xây dựng báo cáo hoạt động chất lượng cao là yếu tố then chốt để tối ưu hóa hiệu quả giao tiếp và hợp tác. Báo cáo không chỉ phản ánh trung thực hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ và quản trị rủi ro, mà còn giúp HĐQT đưa ra các quyết định sáng suốt, kịp thời, dựa trên thông tin rõ ràng và đáng tin cậy.
Để hỗ trợ các tổ chức thực hiện tốt nhiệm vụ này, IIA Việt Nam xin trân trọng giới thiệu khóa học “Xây dựng báo cáo hoạt động của bộ phận KTNB đến HĐQT/UBKT một cách hiệu quả”. Khóa học được thiết kế nhằm trang bị cho đội ngũ KTNB các kỹ năng và phương pháp thực tiễn trong việc:
Thiết kế cấu trúc báo cáo phù hợp với nhu cầu thông tin của HĐQT/UBKT.
Tóm tắt và trình bày thông tin trọng yếu một cách súc tích, rõ ràng.
Phân tích và trình bày các phát hiện kiểm toán theo hướng giải pháp, tập trung vào giá trị thực tiễn.
Đáp ứng yêu cầu bảo mật khi xử lý các vấn đề nhạy cảm.
Nâng cao tính chuyên nghiệp và thuyết phục trong giao tiếp với
Khóa học không chỉ cung cấp kiến thức lý thuyết mà còn đi sâu vào các bài tập thực hành dựa trên tình huống thực tế, giúp học viên tự tin hơn trong việc xây dựng và trình bày báo cáo. Đây là cơ hội để các KTVNB nâng cao năng lực, đồng thời củng cố vai trò chiến lược của mình trong việc hỗ trợ HĐQT quản trị doanh nghiệp hiệu quả.
Hãy đăng ký tham gia khóa học cùng với IIA Việt Nam thông qua đường dẫn bên dưới hoặc quét mã QR:
Người viết:
Nguyễn Đình Thanh - CEO - IIA Việt Nam
Nguyễn Văn Đẩu – Trưởng ban Chuyên môn và Quản lý chất lượng - IIA Việt Nam
